Hoe kies je een goed kassasysteem voor in de horeca?

Een goed kassasysteem of POS (Point of Sale) systeem is onmisbaar in de horeca. Of je nu een kleine zaak hebt met enkele tafels, of meerdere ondernemingen: een goed systeem draagt bij aan het verlenen van een goede service. Bestellingen moeten snel en correct doorkomen, het voorraadbeheer geautomatiseerd en je wilt natuurlijk goede rapportages en inzichten kunnen verkrijgen. Het investeren in een goed kassasysteem voor in de horeca is daarom belangrijk. Maar hoe kies je nou een goed POS systeem? Wij leggen je dit graag in drie stappen uit.

Stap 1: Type horeca

Niet elk type horeca heeft dezelfde behoeftes. Een klein koffietentje met 1 medewerker zal minder functionaliteiten nodig hebben dan een restaurant met meerdere vestigingen en afhaalmogelijkheden. Daarom is het eerst belangrijk om je verwachtingen op te schrijven. Wat wil je met het kassasysteem kunnen doen? Welke hardware heb je nodig? Wil je aan klantenbinding kunnen doen d.m.v. klantenkaarten? En nog meer van dit soort vragen. Als je dat duidelijk hebt, kun je naar stap 2.

Stap 2: Functionaliteiten van het kassasysteem

Wanneer je duidelijk hebt wat je van het POS Systeem verwacht kun je op zoek naar een systeem met de juiste functionaliteiten. Hieronder noemen wij een rij met functionaliteiten die je mee kunt nemen in je overweging.

• Hardware: bekijk altijd de hardware mogelijkheden bij de verschillende aanbieders. Kun je bijvoorbeeld eenvoudig extra betaalterminals krijgen? En zijn er ook keuken buzzers beschikbaar voor wanneer je een restaurant hebt? Goede hardware zorgt er voor dat je medewerkers goed hun werk kunnen doen.
• Het opnemen van bestellingen: dit is natuurlijk een belangrijk onderdeel bij veel horeca ondernemingen. Vaak nemen werknemers bestellingen op, maar er zijn ook horeca kassystemen waarbij de klant dit zelf kan doen via een self-order menu. Maar ook het eenvoudig kunnen aangeven van allergieën of andere wensen is een belangrijke functionaliteit. Neem dit dus ook mee in je vergelijking.
• Personeel: uitgebreidere POS systemen bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid om personeel in te plannen door middel van software integraties. Ook kan het personeel in sommige gevallen in- en uitklokken. Daarnaast bieden sommige systemen de mogelijkheid om specifieke personeelsrapportages uit te printen.
• Horeca Management: we hebben al enkele belangrijke onderdelen genoemd, maar er zijn natuurlijk nog meer functionaliteiten die belangrijk zijn voor een goed kassasysteem. Denk bijvoorbeeld aan integraties met het voorraadbeheer, het maken en wijzigen van de tafelindeling en het aanpassen van het menu en prijzen.
• Klantenbinding: wil je vaste klanten een klantenkaart aanbieden? Of heb je een happy hour? Een goed horeca kassasysteem ondersteunt dit zodat je dit moeiteloos kunt regelen.
• Onboarding & Support: het laatste wat je wilt meenemen in je vergelijking is de onboarding en support van de systemen. Sommige aanbieders bieden elke dag ondersteuning, anderen zijn alleen door de week bereikbaar. Dat kan een probleem zijn als je ook in het weekend werkt.

Stap 3: Budget

Het laatste onderdeel is natuurlijk het budget. Want uiteindelijk lopen de kosten per aanbieder ver uit elkaar. Uitgebreidere POS systemen reken tot soms wel 209,- per maand aan kosten voor de software. Daarnaast moet je ook nog investeren in de hardware. Ook deze prijzen kunnen erg variëren. Doe daarom goed onderzoek naar de kosten bij de verschillende aanbieders zodat je zeker weet dat het systeem binnen jouw budget past.